Il deposito del bilancio d’esercizio è una procedura che ogni società di capitale deve compiere annualmente. Dal punto di vista civilistico, le aziende sono infatti tenute a effettuare il deposito del bilancio d’esercizio presso il Registro delle Imprese tenuto delle Camere di Commercio entro 30 giorni dall’approvazione dello stesso.
Negli ultimi anni questa procedura è mutata notevolmente:
- fino al 2009 non c’era alcun vincolo di formato per il deposito del bilancio;
- a partire dal 2010, con l’entrata in vigore del DPCM 304/2008, il deposito del bilancio d’esercizio può avvenire solo qualora questo sia standardizzato e codificato in formato XBRL, eXstensible Business Reporting Language;
- dal 2016, oltre ai rendiconti presentati con lo stato patrimoniale e il conto economico, anche la nota integrativa va codificata in XBRL.
Cos’è il formato XBRL?
L’obiettivo del formato XBRL è ambizioso: standardizzare e automatizzare il trattamento informatico dei bilanci e delle note integrative, sebbene questi, essendo documenti descrittivi, siano più difficili da uniformare. Da questo punto di vista il nostro Paese è decisamente all’avanguardia dato che il deposito del bilancio d’esercizio in formato XBRL sta progressivamente diventando uno standard a livello mondiale.
I bilanci redatti in formato XBRL contengono nient’altro che una serie di numeri apparentemente senza senso. Questo perché questi file sono sempre affiancati da un secondo file in formato XSD, rappresentante la tassonomia dei primi. Ciò significa che per depositare i bilanci di esercizio in Italia è necessario che la tassonomia ufficiale si basi sugli schemi di bilancio previsti dagli articoli 2424 (stato patrimoniale), 2425 (conto economico) e 2427 (nota integrativa) del Codice Civile.
Cosa cambia nel 2016?
Per il 2016 la tassonomia vigente è la versione “2015-12-14” e la pratica di bilancio deve contenere:
- il bilancio con lo stato patrimoniale, il conto economico e la nota integrativa codificati in formato XBRL secondo la tassonomia vigente;
- allegati come la Relazione sulla gestione, la Relazione del Collegio sindacale, la Relazione del Revisore legale, il Verbale di approvazione dell’Assemblea codificati in formato PDF/A.
Ogni documento deve contenere informazioni importanti come la denominazione aziendale e la firma digitale; tutti i documenti devono essere firmati digitalmente e riportare le informazioni sull’assolvimento del bollo in formato virtuale; essere codificati in formato PDF/A– cioè un PDF rigidamente strutturato e destinato all’archiviazione sul lungo periodo – e contenere eventuali dichiarazioni aggiuntive.
I problemi del deposito del bilancio in XBRL
Sebbene l’obiettivo delle nuove norme in materia di deposito del bilancio d’esercizio siano di fatto utili a standardizzare un processo annuale e ripetitivo come questo, non mancano gli errori. Secondo i dati di Unioncamere, nel 2015 sono stati depositati 900.000 bilanci d’esercizio: di questi il 6% circa non era conforme alla tassonomia. Stiamo parlando di una percentuale bassa, che però rappresenta oltre 50.000 aziende italiane. Un numero che è destinato a salire dato che quest’anno deve essere depositata in formato XBRL anche la nota integrativa, un documento di più difficile standardizzazione.
Il cammino per il deposito del bilancio d’esercizio non è dunque semplice e anche i tempi non sono d’aiuto in questo senso. I bilanci, normalmente approvati entro il 30 aprile, devono infatti essere pubblicati entro trenta giorni, cioè entro il 30 maggio ed è prevista una sanzione per il ritardato deposito del bilancio che va da 103 a 1.032 euro.
Per aiutare le aziende a compilare il bilancio d’esercizio e la nota integrativa in formato XBRL, suggeriamo di consultare la guida di Unioncamere, mentre per accelerare i tempi per il deposito del bilancio d’esercizio suggeriamo di consultare i servizi di Prontobollo per il deposito telematico del bilancio. Secondo quanto previsto dall’art. 31 della L. 340/2000 e successive modifiche, infatti, i bilanci devono essere depositati esclusivamente in formato digitale e per via telematica o su supporto informatico.
Qualche informazione finale
Ricordiamo infine che il deposito del bilancio non rientra tra gli adempimenti compresi nella Comunicazione Unica (al contrario del deposito di bilancio finale di liquidazione) e che sono attualmente non soggetti al formato XBRL:
- il bilancio di società estera con sede secondaria in Italia (Mod. B e codice atto 715);
- il bilancio sociale (Mod. B e codice atto 716);
- la situazione patrimoniale di impresa sociale (Mod. B e codice atto 717);
- la situazione economica e patrimoniale delle società di mutuo soccorso (Mod. B e codice atto 717);
- il bilancio consolidato di società di persone (Mod. B e codice atto 721);
- il bilancio finale di liquidazione (Mod. S3 e codice atto 730).
Sono invece obbligati al deposito del bilancio d’esercizio presso il Registro delle Imprese delle Camere di Commercio i seguenti soggetti:
- Società a responsabilità limitata;
- Società per azioni;
- Società in accomandita per azioni;
- Società cooperativa;
- Società estere con sede in Italia;
- Geie (Gruppo Europeo di Interesse Economico);
- Consorzi con qualifica di confidi;
- I consorzi che non hanno la qualifica di confidi sono tenuti a depositare unicamente la situazione patrimoniale;
- Contratti di Rete di Imprese;
- Aziende speciali e Istituzioni di Enti Locali;
- Startup innovative.
Per chi richiede online i servizi di deposito del bilancio d’esercizio di Prontobollo, è previsto uno sconto del 20%. Per ulteriori informazioni e consulenze siamo a disposizione telefonicamente attraverso il nostro call center (06 44 60 300); via email scrivendo all’indirizzo certificati@prontobollo.it; oppure di persona presso la nostra sede di Roma.